MLを、freemlから「googleグループ」googlegrpupsに引っ越す場合について、それぞれ説明する。
【A】 MLの一般参加者用の説明
【B】 MLの管理者用の説明
* この引っ越しガイドページの 短縮URLは https://bit.ly/2XXvNDW
1. 一般のML参加者は、特に何もする必要はない。
管理者が直接、メンバー登録できるので、参加者側では何もする必要はない。ただ管理者によっては、慎重に一旦、登録許諾を求める方式(googleからメールが来る)を選択することもある。
2. 以下は、「googleグループ」に引っ越しが終わった後で、ML参加者が任意に出来ることの紹介である。
毎回のメールに下記の説明フッターが付いている。
「このディスカッションをウェブ上で閲覧するには、https://***********
にアクセスしてください。」とある。
このURLにアクセスする。(但し、gmailの人以外は、ログインするために、gmailアカウントを作るよう求められる)
「マイグループ」をクリックし、加入ML一覧表から目的のML名称を選択することで、過去のメールが見られる(各MLの管理方針によっては、この機能を制限している場合もある)。
しかし、この画面のようにベージュの個人設定部分が表示されて、肝心の過去メールの表示エリアが圧迫されてしまう場合がある。その場合は保存ボタンをクリックすることで、過去メールの一覧画面に進める。
MLからのメールが多過ぎて開くのも大変で、MLを止めたいという人のニーズに応え、設定を「1日の要約」にし、目次で選択する方法も用意されている。
「メンバーシップとメールの設定」をクリックして、「メンバー設定」の画面を開く。
デフォルトは「メッセージごとに通知する」となっている。
これを「1日の要約を送信する」に変更すると、一日遅れにはなるが、受信数が1日1回となるので、頻繁にメールチェックする煩雑さは無くなる。
蛇足: メール受信の負担軽減対策として第一に推奨されることは、自分の受信箱を自動フォルダ分け設定することである(各社のメールシステムに備わっているはず)。この設定により、〇〇会からのメールは「〇〇会フォルダ」に自動振り分けされるので、時々まとめてフォルダを見れば済むようになる。見落としを心配する精神的負担もかなり軽減される。大事な自分への個別メールが、大量のMLメールに埋もれるリスクを軽減できる。
メールのフッターに記載されている下記の退会用アドレスにメールをすると、即座に退会処理が完了する。
「このグループから退会し、グループからのメールの配信を停止するには ****+unsubscribe@googlegroups.com にメールを送信してください」
freemlが2019年12月にサービス停止になる。無料で提供され、長続きしそうなMLサービスとして、「googleグループ」(googlegroups)に引っ越す手順を示す。この引っ越し作業には難所が二つある。
(難所1)freemlからのメンバーリストCSV出力を、「googleグループ」の入力形式に変換する手間がかかる:
「○yamada1@nifty.com / 配信中 」 →「山田一子<yamada1@nifty.com>,」
対策: 大量のデータ変換に便利な変換エクセルを用意した(後述)。
(難所2)新しい「googleグループ」からのメンバーリストCSV出力が、化け文字で読めないことがある:
対策: 普通に読めるように保存する方法を図解した。
(2)「googleグループ」を作成するには、自分用のgoogleのアカウントが必要です。つまりgmailアドレスを作る必要がある。例えば、日常的にtarou1@nifty.comを使っている人が、tarou2@gmail.com等を作る。作り方は「googleのアカウントの作成」などに記載されている。
(3)以降、tarou2@gmail.comを親(オーナー)として「googleグループ」を作成する。そして「googleグループ」の作成後に行うことであるが(従って今読まなくてもよいが)、登録メンバーの一人として、自分のアドレスtarou1@nifty.comも登録し、このアドレスにもオーナー権限を設定する。すると、どちらのアドレスからも、自由に管理操作ができる便利な状態が作れる。
(4)もし、tarou1@nifty.com等だけにアカウントを一本化したい場合は、こちらのテクニックを参照ください。
(1) 「googlegroups」で検索して下記の初期画面を表示する。またgmail画面から入る方法は、こちらを参照。
(2)下記の初期画面の右端のログインボタンを押す。既に自分が持っているアカウントが示されるので選択する。
(3)次に、赤い「グループを作成」ボタンを押す。グループ名とアドレスを決めて入力する。アドレスは短い方が、受信ボックスに並んだ時に投稿タイトルが見易くて良い。なお、グループ名もグループのメールアドレスも後から変更可能である。
(4)もし、画面を見失ったり、後で修正をする必要が生じた場合は、右端の歯車マークで、左側のナビを表示させて、情報」→「全般情報」を選択することで、この設定画面に戻れる。
(5)この「全般情報」画面により、「グループ名」「グループのメールアドレス」を後から変更することができる。
もし、左側のナビが隠れてしまった場合の対処方法:
左端の小さな▶マークをクリックすると、ナビが表示される。
(1)件名のプレフィックス: 配信の先頭に毎回表示される名称を決める。短い方がよい。連番を付与するために「:%d」を付ける。例えば[見本会議:123]と連番表示される。
(2)フッターの推奨文例 。「googleグループ」のフッターは長いので、下記のようなセリフを付けておくとよい。なおデフォルトのフッターは変更不可のようである。
********** 送信終了 **********************
・返信作成の際は、引用行のフッターを消去して軽くしましょう 。
・管理者への連絡先アドレスは、ren_*****@*****.jp
*******************************************
(1)投稿の権限は、普通は「グループのすべてのメンバー」にチェックマークを付け許可する。
但し、100人以上の多人数のMLの場合は、メンバー登録作業に数日を要するので、過渡時の混乱を回避するため、旧ML停止までは、チェックマークを外して、投稿できないようにしておくのが無難である。
(2)メルマガとして運用する等、特殊な使い方をする場合(一般の方には不要な説明です):
・オーナーからの送信のみのメルマガとして運用する場合は、投稿権限を「グループのオーナー」に限定する。
・なおメルマガとして運用するが、オーナーが返信を受け付ける場合は、投稿権限を「グループのすべてのメンバー」とする。そして、前述の「メールオプション」の設定において、「返信を投稿」する「先」を「グループのオーナー」と限定することで、全体へ配信されることを防ぐ。
(3)アクセス権限の設定:
・メンバーリスト一覧を見る権限を設定する。一般論としては、規模が大きく、お互いを知らないMLでは、「メンバーを表示」の権限はオーナー、マネージャーに限定するのが無難である。
・トピック表示は、「グループのすべてのメンバー」とすることによって、過去のMLの閲覧ができるようになります。
(1)今作成したアドレスを知るために、まず画面の鉤戻る矢印を押して上位画面に戻る。
(2)赤い「新規トピック」の画面が出る。右端にある「このフォーラムについて」をクリックする。
(3)すると、グループメールのアドレスが表示される。このアドレスをコピーして、自分のアドレス帳に保存する。
(4)このアドレスに対して、テスト投稿し、正常に受信されるか確認する。更に返信を数回繰り返して、フッターの文言や長さを修正する。オナーである自分以外に、もう一人メンバー登録(自分が異なるアドレスを持っていると好都合)して確認するとより安心である。
(1)「メンバーを招待」で送ると、googleから分かり難い長文が送られ、回答されないリスクが高い。そこで、事前にメールで連絡しておいてから「メンバーを直接追加」するのが賢明である。
(2)漢字氏名<アドレス>, のリストを作っておき、貼り付ける。なおリストの自動変換方法は後述する。
(3)一回に登録できる人数は10名まで。一日に登録できる人数は100名までとのことである。
「Google グループのポリシーと制限について」参照 https://support.google.com/a/answer/6099642?hl=ja
(4)ウエルカムメッセージの登録方法:
メンバーを登録する際は、ウエルカムメッセージが必須となっている。ウエルカムメッセージを登録するには、直接追加ではなく、「メンバーを招待」を一度実施する。招待するアドレスは既に登録してある自分でもよい。ボタンを押すと、「メンバーが追加されませんでした」と返答があるが、ウエルカムメッセージはこれで登録される。ダミーで思い付きのアドレスを打ち込むことは、万一実存した場合にトラブルになるので行ってはならない。
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従来使用していたFreemlが年内にサービスを停止するため、GoogleのMLに変更し、登録させていただきました。使い方は従来とほぼ同じですが、後ほどの投稿に倣ってください。なお、退会方法などは下記フッターの説明をご覧ください。
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freemlのサイトに入り、「参加メーリングリスト一覧へ」。
https://www.freeml.com/ep.umzx/grid/User/node/HomeFront/
対象とするMLの「参加メンバー」ページの下にある「メンバーリストを取り寄せる」ボタンをクリックする。
①freemlからメール文書で送信されてくるのは下記形式。
○yamada1@nifty.com / 配信中
○yamada2@nifty.com / 配信中
②ところが、googlegroupsへ入力するには、下記の文字列にしなければならない。
山田1子<yamada1@nifty.com>,
山田2子<yamada2@nifty.com>,
・手作業では大変な件数を処理する場合のために、①を②に変換するエクセルシートを用意した。
・このシートを開くと、冒頭にダウンロードの仕方が記載されている。
・ファイルのシートに①のデータを貼り付けることで、②のリストが得られる。
・この名前は投稿者名として表示される。山田1子(○○の会所属、年齢○○)等、本人の許可なく個人情報は書かない方がよい。なお、半角()は受付けられないので、全角のカッコ()を用いる。
(1)左側のナビで、「すべてのメンバー」を選択すことでリストを確認出来る。
(2)もし、右端の投稿権限が「不許可」になっている人がいた場合は、クリックして「許可」にオーバーライドする。
(3)表示名やアドレスは変更できない。もしアドレス変更等したい場合は、その行をクリックする。個別表示画面の上部にある「削除」ボタンを押す(削除されたことは本人には通知されない)。そして新たに「メンバーを直接追加」し直す。
例えば「山田C男」さんが登録されているかどうかを知る方法
左のリストから「すべてのメンバー」を選び、上の空白枠に「山田C男」と入力し、虫眼鏡ボタンで検索する。
(1)さて、googlegroupsが出来上がった後において、登録メンバーリストを出力する方法を示す。化け文字で出力される場合がある。対処方法はブラウザによって異なる。 下記にInternet Explorer 使用の場合の対処方法を図解する。
名前を付けて保存したら、そちらは一旦放置しておいて、画面の下に残っている「ファイルを開く」の▼をクリックして、「プログラムから開く」を選択する。なお、▼が表示されない場合は、Internet Explorerではないので、別の方法による。
プログラムは「メモ帳」を選択する。このことにより、化け文字にならずに済む。
「メモ帳」が開いたら、「上書き保存」する。
そして、保存したファイルをもう一度開くと、正常にメンバーリストが出来ていることが分かる。
顔の見える内輪MLの場合は、このリストをメール本文にコペして、メンバー一覧を紹介をしましょう。
(2)この方法で上手く出来なかった場合: ファイルの拡張子「.csv」 を「.txt」 に書き換えた後、一旦保存し、再度開く。
(3)internet Explorerではなく、Microsoft Edgeの場合の救出方法は、こちらのPDFを参照。
(4)スマホでは、すなおにリスト表示がされ、ファイル転送で保存ができる。それをパソコンで開き、必要な4列をCtr+Cでコピーして、別のエクセルに貼り付けることで化け文字を回避できる。
(5)google chromeの場合は、親元(?)なのに救出は難しいようです。
或る「googleグループ」MLを創ったけれど、失敗作なので削除したい等の場合は、画面左側の一番下にある「情報」→「詳細設定」の画面を開く。
「このグループを削除」ボタンをクリックして削除ができる。
新しいgooglegroupsの運用が始まったら、混乱防止のために、古いfreemlの機能をアッサリと停止するのがよい。
ML投稿権限を管理者のみとし、他は受け付けないとするのがよい。もし「管理者が承認する」としておくと、忘れたころに投稿があった場合に、 【freeml】から「投稿の承認をしてください」というメッセージが管理者に来てしまい、誤って「承認」してしまうリスクが残る。それより「投稿権限がありません」と即座に自動返信される設定の方が間違いが生じない。
大人数のMLの場合、登録洩れが心配である。しばらくの間は、問い合わせ用アドレスとして「管理者が承認する」としておくのもよい方法である。